Tekst: Mina Kleven, IKA Kongsberg
«Mappa di»
Innen offentlig forvaltning behandles store mengder rettighetsdokumentasjon, blant annet innen barnevern, sosial, helse og oppvekst. Rettighetsdokumentasjon kan defineres som dokumentasjon vedrørende lovbestemte rettigheter for enkeltpersoner eller grupper av personer. Sagt litt enklere er det arkiv ordnet som personregister. Det vil si at arkivmaterialet er sortert på person, og som oftest ligger i en mappe merket med ditt navn. Dette kan for eksempel være en elevmappe eller PPT-mappe, en tannhelsejournal eller personalmappa di. Det finnes imidlertid mye rettighetsdokumentasjon også i kommunenes saksarkiv og i protokoller og møtebøker.
Høy kompetanse sikrer dokumentasjon om deg
Arkiver med rettighetsdokumentasjon dannes i kontakten mellom forvaltningen og innbyggerne, og oppfyller dermed sine primærfunksjoner som informasjonskilder i samtiden. I ettertid fungerer arkivene som informasjons- og dokumentasjonskilder for forvaltningen og innbyggerne, både i forbindelse med erstatningssaker og dokumentering av egen historie, men også i forbindelse med for eksempel utregning av pensjon og tilrettelegging av videre skolegang.
Personregistre som er ute av aktiv bruk deponeres til IKA Kongsberg, som er eierkommunenes arkivdepot og kompetanseinstitusjon. Her har vi en egen avdeling som jobber med rettighetsdokumentasjon. Avdelingen består av 9 personer som spesialiserer seg på denne type arkiv. Dette sikrer at vi har høy kompetanse innenfor fagområdet når det gjelder å forvalte personregistre i henhold til lovverket. Per i dag er det deponert ca. 7400 hyllemeter rettighetsdokumentasjon hos IKA Kongsberg.
På avdelingen jobber vi med en rekke forskjellige oppgaver knyttet til deponering, magasinstyring, ordning, katalogisering, tilgjengelighet og innsyn i rettighetsdokumentasjon. I tillegg jobber vi med rådgiving knyttet til håndtering og oppbevaring av fysiske arkiver i eierkommunene, kurs og opplæring og utarbeidelse av rutiner og veiledere. Dette krever god kunnskap om kommunale arkiver som inneholder rettighetsdokumentasjon. Arbeidet vi gjør bidrar til å sikre arkivene for ettertiden og letter i stor grad jobben med å finne igjen opplysninger.
Retten på tilgang til egen historie
Det er et rettslig prinsipp at mennesker har rett på tilgang til egen historie. For å få innsyn i rettighetsdokumentasjon må man ta kontakt med den kommunen eller virksomheten som har skapt arkivet. Selv om et avsluttet arkiv er lagret hos IKA, er det kommunen som skal vurdere retten til innsyn. Dette er det forskjellige formelle og sikkerhetsmessige årsaker til. I rettighetsdokumentasjon finnes ofte mye taushetsbelagt informasjon, og tilgangen til disse opplysningene er i hovedsak begrenset til å gjelde for parter i en sak. I tillegg til hovedreglene for partsinnsyn regulert av forvaltningsloven, finnes det særlovgivning på ulike fagområder. Innsyn i personopplysninger skal derfor tas på et faglig grunnlag.
Vil du vite mer?
I arkivtidsskriftet Arkheion, utgave 1 2021 kan du lese flere artikler om rettighetsdokumentasjon: Arkheion_1_2021_oppslag.pdf
