Lurer du på hva som skjer på IKA Kongsberg?
Vi vil gjerne dele mer av arbeidet vi gjør her på IKA Kongsberg og annet aktuelt arkivnytt. Kom gjerne med innspill til tematikk, innhold og frekvens. Vi har en ambisjon om at nyhetsbrevet fra IKA Kongsberg skal bli sendt ut en gang i måneden.
I dette nyhetsbrevet kan du lese om: arkivlederseminaret, kommunebesøk i 2024, besøk fra den rumenske riksarkivaren, sikkerhetsgradert materiale og om at IKA Kongsberg er med i nasjonalt samarbeid for å sikre digitale arkiv .
Del gjerne nyhetsbrevet videre, eller gi oss beskjed om det er flere i din kommune som vi skal sende nyhetsbrevet direkte til.
ARKIVLEDERSEMINARET 3-4. September
Invitasjonen er send ut til årets arkivlederseminar på Vestlia Resort på Geilo 3. og 4. september. Vi har sammen med May Britt Vasby, arkivleder i Hol kommune, satt sammen et bredt program for å vise hva vi får til sammen med eierne våre. Arkivarbeidet er viktig og samfunnsnyttig, og dere bidrar til utvikling og løfter det faglige arbeidet. Sammen skaper vi kunnskap, sikrer dokumentasjon, og når målet om å få arkivene i hus og arkivene i bruk. Vi har vært så heldige å få med oss riksarkivar Inga Bolstad og andre fra Arkivverket, journalist Magnus Lindahl fra Hallingdølen og byarkivar Mone Sveia fra Drammen kommune. I tillegg blir det innlegg fra flere av våre eierkommuner og fra våre egne ansatte. Påmeldingsfrist er 5. august, og påmelding kan gjøres via denne lenken: påmeldingskjema arkivlederseminar.
KOMMUNEBESØK I 2024
Hittil i år har vi besøkt kommunene Bamble, Drangedal, Hjartdal, Holmestrand, Kragerø, Larvik, Porsgrunn, Sandefjord, Skien og Tønsberg, samt fylkeskommunene Buskerud, Telemark og Vestfold. Vi har som mål å besøke alle våre 40 eierkommuner i løpet av året! På disse besøkene deltar Wenche sammen med en av våre avdelingsledere, enten Hans-Petter, June eller Mette.
Under kommunebesøkene dekker vi flere viktige temaer, blant annet:
- Kommunens ønsker og behov: Vi sjekker om det er noe spesielt eierkommunen ønsker å ta opp eller diskutere med oss.
- Informasjon om IKA i 2024: Vi gir en oppdatering om IKA Kongsbergs planer og aktiviteter for året.
- Eierstyring og dokumentasjon: Dette inkluderer informasjon om eiermøter, eierdokumenter som eierskapsmeldinger, selskapsavtaler, instruks for valgkomiteen, styreinstrukser, tjenestebeskrivelser, økonomi og handlings- og strategiplaner.
- Ny tjenestebeskrivelse: Vi presenterer vår nye tjenestebeskrivelse som omfatter depot for analoge arkiv, depot for digitalt skapte arkiv og rådgivningstjenester. Vi diskuterer også finansieringsordninger med eiertilskudd og forutsigbare betalingstjenester.
- Tilbakemeldinger fra eier: Vi er åpne for ønsker og kommentarer fra kommunene angående vårt tjenestetilbud og finansieringsordninger.
Vi ser frem til å fortsette vår turné og besøke de resterende kommunene, og håper på fruktbare og konstruktive samtaler som vil styrke vårt samarbeid. Takk for at dere tar imot oss og bidrar til å gjøre IKA Kongsberg til en enda bedre ressurs for våre eierkommuner!
BESØK FRA RUMENSK RIKSARKIVAR
Torsdag 27. juni fikk IKA Kongsberg beøk av Romanias riksarkivar, Dr. Cristian Anița. Han var på besøk i Norge for å lære mer om hvordan vi jobber med arkiv og for å utveksle erfaringer. IKA Kongsbergs samlokalisering med Statsarkivet i Kongsberg, gjorde at det var naturlig å legge besøket til oss for å få vite mer om arbeidet med regionale arkiver og interkommunale arkivinstitusjoner.
SIKKERHETSGRADERT MATERIALE
IKA Kongsberg har besluttet at sikkerhetsgradert arkivmateriale ikke kan til arkivdepot før sikkerhetsgradering er bortfalt. Det innbærer at kommunen selv må ha foretatt en vurdering, og at sikkerhetsgradering er bortfalt, før arkivmaterialet kan deponeres ved IKA Kongsberg. Vi hjelper eierne ved behov eller spørsmål rundt dette.
Bakgrunnen for beslutningen er at Sikkerhetsloven og virksomhetssikkerhetsforskriften stiller strenge krav til systemer for å ivareta krav satt i lov og forskrift. Sikkerhetsgradert informasjon skal kun overlates til personer som har tjenstlig behov og er autorisert for tilgang til slik informasjon.
Vi vil starte arbeid med revidering av Veileder for deponering av papirarkiv og foto til høsten. Informasjon om dette vil innarbeides i veilederen.
IKA KONGSBERG ER MED I NASJONALT SAMARBEID FOR Å SIKRE DIGITALE ARKIV
KS har opprettet en nasjonal arbeidsgruppe for arkivsektoren. IKA Kongsberg representerer de interkommunale arkivinstitusjonene, og vi skal bidra til å sikre digitale arkiv både i et historisk perspektiv, og i et nåtids- og fremtidsperspektiv.
Den nasjonale arbeidsgruppen er et resultat av initiativ fra flere diginettverk. Både Eimund og Torleif har samarbeidet med DigiViken og DigiVestland, og bidratt til det innsiktsarbeidet som trengtes for å etablere arbeidsgruppen. Nå har Ole Stian overtatt stafettpinnen og jobber videre for å sikre arkivkompetansen i arbeidet med felles standarder, og at vi får utviklet en bærekraftig praksis til beste for både våre eiere og fellesskapet.
Les mer om samarbeidet her: https://www.ks.no/fagomrader/digitalisering/styring-og-organisering/regionale-digitaliseringsnettverk/digitale-arkiv-sikrer-fremtidens-kulturarv/.