Innsynsløsningen til IKA Kongsberg er brukervennlig og gir innbyggerne raskt innsyn i informasjon som ligger i avsluttede fagsystemer.
I forbindelse med gjenopprettingen av Telemark og Vestfold som selvstendige fylker og etableringen av nye fagsystemer, er det stadig behov for å arkivere informasjon i avsluttede fagsystemer for videregående skoler i Vestfold og Telemark fylkeskommune.
Følgende systemer har IKA Kongsberg nå egne løsninger for:
- skolesystem OTTO
- skolesystem IST Extens (Videregående)
- skolesystem IST Extens (Grunnskole)
- skolesystem IST Extens (Barnehage)
- Visma Familia
- Visma Profil
- Sak-Arkivsystem ESA
Løsningene er brukervennlige, gir raskt innsyn i saker, og frigjør tid og ressurser i kommunene.
– Vi har vært på utkikk etter en leverandør som kan hente ut de elektroniske dataene fra fagsystemene på en sikker måte for langtidsbevaring. Samarbeidet med IKA Kongsberg har gitt oss en skreddersydd og betydelig mer effektiv løsning. Det gjelder både for oss som jobber i fylkeskommunene, og da også for innbyggerne som har behov for tilgang til informasjon.
Det sier Jahn Pettersen, seksjonsleder i Vestfold og Telemark fylkeskommune.
Oppdraget med å utvikle en løsning for de avsluttede fagsystemene til Vestfold og Telemark fylkeskommune gikk til IKA Kongsberg i 2019, etter en anskaffelseskonkurranse mellom flere andre leverandører.
Tilpasset og brukervennlig løsning for innsyn
Innsynsløsningen er tilpasset og enkel å navigere seg gjennom. Det forenkler prosessen med å hente opplysninger.
– Løsningen fra IKA Kongsberg frigjør mye tid og ressurser, sier Pettersen.
Innsyn i offentlige arkiver er en demokratisk rett, og det stilles krav til innsynsrett gjennom Offentlighetsloven. Å tilrettelegge for innsyn handler blant annet om å svare raskt på innsynskrav, ha søkbare systemer og gode rutiner for tilgang til dokumenter.
IKA Kongsberg er leverandør av innsynsløsninger i arkiver for avsluttede fagsystemer, og sak- og arkivsystemer. Innsynsløsningen tilpasses ved å kartlegge alternativer som ligger i allerede etablerte, tilpassede og nye løsninger. Det sikrer innbyggerne tilgang til å søke opp og finne rettighetsdokumentasjon de har behov for.
– Vi har erfart at IKA Kongsberg har utviklet en metode for å håndtere og tilpasse innsynsløsninger til de ulike fagsystemene. Resultatet er brukervennlig, ressursbesparende og effektivt, forteller Pettersen.
Godt samarbeid gjennom hele prosessen
Samarbeidet med Vestfold og Telemark fylkeskommune startet som et pilotprosjekt. En prosjektgruppe ble opprettet, og prosjektet ble etablert. Prosessen bestod av tett samarbeid, og systemet ble testet og demonstrert av sluttbruker. Til slutt ble ferdig produkt installert.
– Gjennom tett samarbeid med IKA Kongsberg har vi fått et stabilt system. Det er gode søkemuligheter, brukervennlig meny og få tastetrykk for brukeren, sier Pettersen.
Uttrekksformatet til IKA Innsyn er SIARD. Det gjør det mulig for brukeren å søke og gjenfinne informasjon fra fagsystemene.
Hans-Petter Sandvik, avdelingsleder i IKA Kongsberg, forteller at det stadig er en utfordring med arkivavslutning av gamle fagsystemer når nye systemer etableres.
– Spørsmålet vi ofte får fra kommuner og fylkeskommuner handler om hvordan de på best mulig måte kan foreta arkivavslutning av fagsystemer. Det handler om å ta vare på det elektroniske systemet i et langtidsperspektiv og opprettholde innsyn.
– En kommune kan anslagsvis spare flere hundre tusen kroner i året ved å få tilpassede innsynsløsninger mot avsluttede fagsystemer.
Hans-Petter Sandvik, avdelingsleder IKA Kongsberg.
Innsynsløsningen gjør det mulig å avvikle gamle systemer, og lisenser til programvare og databaser. Dermed unngår kommunene å opprettholde umoderne teknologi.
– Innsynsløsningen øker datasikkerheten i kommunene betydelig. Samtidig unngår kommunen unødvendige kostnader knyttet til konvertering av data til nye systemer.
Innbyggerne i Vestfold og Telemark kan være trygge på at dataene blir tatt vare på etter gjeldende lovverk med innsynsløsningen fra IKA Kongsberg.
