IKA Kongsberg er en viktig støtte for arkivlederen

Trude Aalien har jobbet med arkiv i Sigdal kommune i over 20 år, og har tatt arkivlederkurs hos IKA Kongsberg. Hun er opptatt av at gode arkiver betyr rettferdighet og åpenhet, og at samarbeidet med IKA Kongsberg har vært positivt og tidsbesparende for kommunen. Hun tror arkivfaget vil bli mer teknisk og preget av nye integrasjoner og automatisering i årene som kommer.

Arkivlederne har en viktig funksjon i kommunene. De har ansvaret for å sikre at alle dokumenter og informasjon som er produsert og mottatt av kommunen blir tatt vare på og organisert på en trygg og effektiv måte. De har også ansvaret for samarbeidet med eksterne arkivinstitusjoner som IKA Kongsberg. I det daglige arbeidet for våre eierkommuner er det arkivlederne vi jobber tettest med.

I tiden fremover vil vi presentere flere av disse arkivlederne gjennom ni faste spørsmål. Først ute er Trude Aalien, som er arkivleder i Sigdal kommune. I 2022 bodde det 3612 innbyggere i kommunen.

Hva er din bakgrunn for å jobbe med arkiv i din kommune?

Jeg har tatt arkivlederkurs hos IKA Kongsberg for mange år siden, og har jobbet i kommuner i over 20 år. 

Hva betyr gode arkiv for kommunen og dets innbyggere?

Det betyr rettferdighet, åpenhet og trygghet for innbyggerne i kommunen vår. Det gir et godt speilbilde på historien til kommunen.

Hvor lenge har du jobbet med arkiv, og IKA Kongsberg spesielt?

I ca 23 år.

Er det noen av IKA Kongsbergs tjenester som har vært spesielt viktige for dere, og kan du si noe om hvorfor?

Alle tjenestene er viktige. De er der når vi trenger dem. Seminarene og kurs har vært gode. Tålmodig og god hjelp er noe vi får, og setter pris på. Ofte er det slik at vi kommuner begynner med et prosjekt; for eksempel rydding og deponering av papirarkiv. Plutselig får vi ikke tid til å fullføre på grunn av at andre arbeidsoppgaver må prioriteres, og vi må sette prosjektet på vent. Når vi har tid til «å opp tråden igjen», er det likevel alltid hjelp å få fra IKA Kongsberg. Det er viktig støtte!

Hvordan har samarbeidet med IKA Kongsberg påvirket deres eget arkivarbeid?

Det er positivt og tidsbesparende. IKA Kongsberg har mye kunnskap som små kommuner ikke har. 

Har du noen spesielle opplevelser du vil trekke frem fra samarbeidet med IKA Kongsberg?           

Sigdal kommune har ikke vært eierkommune av IKA Kongsberg kontinuerlig. Når vi ble eierkommune igjen for et par år siden, var det godt å kjenne på at vi igjen hadde den faglige tyngden fra IKA i ryggen. 

Hva er dine forventninger og ønsker for samarbeidet videre med IKA Kongsberg?

At vi får hjelp når det trengs. Vi trenger bistand til deponeringer, både elektroniske databaser, og papirarkiv. IKA Kongsberg må fortsette å være faglig dyktige, dele kunnskap og erfaringer med oss, og holde oss oppdatert på utvikling i fagfeltet. Det er viktig at IKA er den parten som forstår hvor utfordringene til kommunene ligger, for både de små og de store kommunene. De skal gjøre vår historie (arkivene) EVIG, og bidra til å spre informasjon om at informasjonen/arkivene finnes, og kan finnes til «evig tid». De hjelper til med å skape stolthet for fagfeltet vårt, og det håper jeg fortsetter.

Hva tenker du om utviklingen til arkiv i årene som kommer? 

Å være arkivleder- og medarbeider er et fag som blir mer og mer «teknisk». Det gjelder å klare å henge med.  Selv om grunntanken om å ta vare på arkiv er lik, vil måten vi gjør det på endres. Det å ta godt vare på alt, kommer til å by på noen utfordringer på mange felt.

Hva tror du vil prege utviklingen i arkivfaget i årene som kommer?   
Det vil komme nye integrasjoner. Mer bruk av roboter og automatikk. Elektroniske skjemaer vil gjøre at innbyggerne får det enklere, samtidig som vi må fortsette å legge til rette for de som ikke benytter seg av elektroniske tjenester. Arkivhverdagen vil antagelig endres til å være mer og mer overvåking av at systemene fungerer som de skal.  Arkivsystemene vil sannsynligvis også endre seg, og få et bedre brukergrensesnitt.