IKA Kongsberg er depot for eldre og avsluttede arkiver for eierkommunene. Etter arkivloven skal papirarkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål til arkivdepot når arkivmaterialet er 25-30 år gammelt, eller når organet er nedlagt. For rettighetsdokumentasjon anbefaler vi deponering etter 10 år, mens elektroniske arkiver bør deponeres umiddelbart etter at systemet de er skapt i avsluttes.
Papirarkiv
IKA Kongsbergs magasin oppfyller alle kravene i arkivloven til arkivdepot. Vi tilbyr følgende tjenester innen depot for papirarkiver:
- Magasinplass for eldre og avsluttede arkiver. Dette gjelder både administrativt arkiv, rettighetsdokumentasjon og fotoarkiver.
- Rådgiving i arkivfaglige spørsmål knyttet til fysiske arkiver
- Kurs og opplæring for kommunens ansatte i arkivfag og relevant lovverk
Følgende tjenester tilbys til kostpris for våre eiere:
- Ordning av ikke-betjenbare arkiver
- Sanering av mugginfiserte arkiver
- Digitalisering av muggskadet arkivmateriale
- Frysing av mindre mengder arkivmateriale med skjeggkre eller fuktskader
- Bistand med deponeringer
Vil du vite mer om deponering av papirarkiver? Her kan du lese vår veileder.
Elektronisk arkiv
Elektroniske arkiver skal på lik linje med arkiver skapt på papir deponeres ved IKA Kongsberg. Vårt bygg Archon er tilrettelagt for slike deponeringer. Vi har stor kapasitet og det er investert i infrastruktur som sikrer, og på sikt tilgjengeliggjør, eierkommunenes elektroniske arkiver.
Vi bidrar med rådgivning, tjenesteutvikling, sikring og beskrivelse av elektroniske arkiver skapt i eierkommunene, og har ansvar for tilretteleggelse av innsyn i elektroniske arkiver. I tillegg arbeides det aktivt med kompetanseheving for å kunne støtte kommunene i alle aspekter av elektroniske arkiver, fra kravspesifikasjon til avslutning, deponering og innsyn.
Ved behov for deponering av elektronisk skapt arkivmateriale må det gjøres en skriftlig avtale med rådgiver på IKA Kongsberg.
IKA Kongsberg tilbyr følgende tjenester innen elektronisk depot:
- Rådgivning innen avslutninger av fagsystemer, uttrekk, oversendelse og mer.
- E-depot og e-deponering inkludert veiledning og avtalemal.
- Mottak, testing, tilbakemelding og lagring.
- Sikring og bevaring av deponert materiale.
- Katalogisering av deponert materiale.
- IKA Innsyn; utvikling og implementering av innsynsløsning mot Siard uttrekk av fagsystemer.
Trenger du hjelp?
Vi bidrar med rådgivning, tjenesteutvikling, sikring og beskrivelse av elektroniske arkiver skapt i eierkommunene.
Ta kontakt med Pelle dersom du har flere spørsmål om elektronisk depot.
