Hvordan kommunene skal gå frem for å få tilgang til arkivdokumenter avhenger av om forespørselen gjelder materiale fra administrativt arkiv eller rettighetsdokumentasjon. Rettighetsdokumentasjon regnes i hovedregel som personregistre/-mapper fra barnevern, sosial, oppvekst og helse. Administrativt arkiv er alt annet.
Veiledning om tilgang til administrativt arkiv
Ønske om tilgang til dokumenter i administrativt arkiv bør sendes skriftlig. Bruk Svar Ut ved sensitiv og/eller taushetsbelagt informasjon. I andre tilfeller kan man bruke e-postadressen: innsyn@ikakongsberg.no. For å unngå unødig ressursbruk bør kommunene først sjekke om arkivmaterialet faktisk er deponert eller om man har det selv. Når arkivtjenesten sender forespørselen kan det være en fordel å oppgi navnet på saksbehandleren som trenger dokumentasjonen slik at vi ved behov kan kontakte vedkommende direkte for utfyllende opplysninger. Generelt sett er det viktig at man formulerer forespørselen tydelig. Vi ønsker å vite hvilken informasjon man er ute etter, og gjerne også hva man trenger det til. Gi så fullstendige opplysninger som mulig med relevante kontekster. Når det gjelder personnavn må man være bevisst på eventuelle navnebytter. Opplys om alternative navn (eller områdenavn) på personer, steder og institusjoner. For eiendommer gi helst både Gnr./Bnr. og gårdsnavn/gatenavn, samt gjerne også eiers navn. Når det gjelder forespørsler om karakterer/vitnemål benytter publikum eget skjema for karakterinnsyn.
Veiledning om tilgang til rettighetsdokumentasjon
Bestilling av mapper foretas enten av arkivtjenesten eller av virksomhetene selv. Kommunene selv må ta kontakt med IKA Kongsberg der privatpersoner søker informasjon. Bestilling foretas som hovedregel per telefon, Svar Ut, eller i papirbrev. E-post eller kontaktskjema må ikke brukes når henvendelsen inneholder eller impliserer taushetsbelagte og/eller sensitive opplysninger, f.eks. et klientforhold. All utlevering av dokumentasjon skal gå via eierkommunen. På grunn av sikkerhet skal all originaldokumentasjon som tilbakelånes sendes rekommandert.
