Anne Marie Eliassen har jobbet med arkiv i 36 år, og er virksomhetsleder for digitalisering og dokumentforvaltning i Bamble kommune. I tillegg forvalter hun Public360 i Grenland og var prosjektleder for Grenlandsamarbeidet om innføring av felles saks- og arkivsystemet i Grenlandskommunene Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien. Samarbeidet fikk Norsk Arkivråds pris for Årets arkiv 2017. Hun er opptatt av at gode arkiver betinger at man har god kontroll på dokumentfangst, gode rutiner, internkontroll – og å sikre at arkiver blir bevart over tid uavhengig av medium de er lagret på.
Arkivlederne har en viktig funksjon i kommunene. De har ansvaret for å sikre at alle dokumenter og informasjon som er produsert og mottatt av kommunen blir tatt vare på og organisert på en trygg og effektiv måte. De har også ansvaret for samarbeidet med eksterne arkivinstitusjoner som IKA Kongsberg. I det daglige arbeidet for våre eierkommuner er det arkivlederne vi jobber tettest med.
I tiden fremover vil vi presentere flere av disse arkivlederne gjennom ni faste spørsmål. Denne gangen er det Anne Marie Eliassen som er virksomhetsleder for Digitalisering og dokumentforvaltning i Bamble. I 2022 bodde det 14 056 innbyggere i kommunen.
Hva er din bakgrunn for å jobbe med arkiv i din kommune?
Min bakgrunn er både arkivutdanning, informatikk, ledelse, økonomi, forvaltningsrett, samt over 30 år i faget.
Hva betyr gode arkiver for kommunen og dets innbyggere?
Gode arkiver betinger at man har god kontroll på dokumentfangst, gode rutiner og internkontroll, og sikre at arkiver blir bevart over tid uavhengig av medium de er lagret på. Det betinger også godt samarbeid og samhandling med alle som produserer arkiver for å sikre forvaring.
Hvor lenge har du jobbet med arkiv, og IKA Kongsberg spesielt?
Jeg har jobbet med arkiv i ca. 36 år og jobbet med IKA Kongsberg siden Bamble kommune ble medlem i 2016.
Er det noen av IKA Kongsbergs tjenester som har vært spesielt viktige for dere, og kan du si noe om hvorfor?
Deponering av papirarkiver er viktig fordi vi har mye materiale som skal deponeres. Vi får god veiledning i forhold til dette arbeidet. Vi får også veiledning i forbindelse med bevaring og kassasjon av eldre materiale. Her har det vært veldig viktig med dialog, fordi IKA Kongsberg har mer erfaring med ulike typer arkiver og arkivmateriale.
Det er også viktig at vi har en tjeneste for deponering av uttrekk fra fagsystemer. Vi opplever at mange fagsystemer ikke har godkjente arkivkjerner, og at de ofte heller ikke har gode arkivintegrasjoner. For å ikke miste dokumentasjon fra disse systemene, er det viktig at IKA Kongsberg kan bistå i prosessen med å motta og behandle SIARD-uttrekk fra disse fagsystemene.
Hvordan har samarbeidet med IKA Kongsberg påvirket deres eget arkivarbeid?
På grunn av samarbeidet med IKA Kongsberg har vi har kommet godt i gang med deponering av papirarkiver.
Har du noen spesielle opplevelser du vil trekke frem fra samarbeidet med IKA Kongsberg?
Vi opplever at IKA Kongsberg alltid svarer raskt og utfyllende på alle spørsmål og henvendelser. Vi har fått svært god hjelp og veiledning i forbindelse med innsynsforespørsler til vår kommune. Tilbakelån av saker fungerer også bra —aktuelle mapper blir skannet og sendt kommunen elektronisk.
Hva er dine forventninger og ønsker for samarbeidet videre med IKA Kongsberg?
Jeg håper at IKA Kongsberg fortsetter det gode arbeidet de gjør – gir nødvendig veiledning til kommunene og bistår når det er behov for det. Vi opplever IKA Kongsberg som endringsvillige når vi tar opp forhold som bør endres eller forberedes.
Hva tenker du om utviklingen til arkiv i årene som kommer?
Det er viktig at arkiv henger med i den digitale utviklingen. Jeg føler at standardisering og endringer av lovverket ikke klare å holde følge med på tempoet til den teknologiske utviklingen. Med økningen av forskjellige digitale formater, som video, lyd, sosiale medier-innlegg, etc., vil arkivet sannsynligvis fortsette å utvides når det gjelder hva som kan og skal arkiveres.
Hva tror du vil prege utviklingen i arkivfaget i årene som kommer?
Jeg tror spesielt digitalisering og kunstig intelligens vil prege utvikling i arkivfaget i årene som kommer. Digitaliseringsprosessen har allerede endret mange aspekter av arkivfaget, og det vil sannsynligvis fortsette i fremtiden. Dette inkluderer alt fra digitalisering av papirbaserte dokumenter til å lage digitale systemer for oppbevaring og gjenfinning av informasjon. Bruken av dataanalyse og kunstig intelligens kan hjelpe til med å sortere, organisere, og gjenkjenne mønstre i store mengder data. Dette kan bli stadig mer relevant ettersom mengden digital informasjon fortsetter å vokse.
Vil du vite mer om arkivlederrollen?
Tidligere har vi publisert intervjuer med arkivlederne i Nissedal og Sigdal kommuner.
