Arkivlederne har en viktig funksjon i kommunene. De har ansvaret for å sikre at alle dokumenter og informasjon som er produsert og mottatt av kommunen blir tatt vare på og organisert på en trygg og effektiv måte. De har også ansvaret for samarbeidet med eksterne arkivinstitusjoner som IKA Kongsberg. I det daglige arbeidet for våre eierkommuner er det arkivlederne vi jobber tettest med.
Vi presenterer flere av disse arkivlederne gjennom ni faste spørsmål. Denne gangen er det Line Fossnes, som er virksomhetsleder for dokumentsenter og politisk sekretariat i Færder kommune. I 2022 bodde det 27 165 innbyggere i kommunen.
Hva er din bakgrunn for å jobbe med arkiv i din kommune?
Jeg har grunnenhet i arkiv ved Riksarkivet, samt bachelor i arkivvitenskap ved Oslo Met. Ellers direkte erfaring med arkivarbeid fra 2004. Jeg ble virksomhetsleder for dokumentsenter og politisk sekretariat i Færder i desember 2019.
Hva betyr gode arkiver for kommunen og dets innbyggere?
Det er viktig at innbyggerne har tilgang til dokumentasjon vi er pliktig til å ta vare på. En enkel innsynsløsning på nett er viktig for en enkelt tilgang, men også for en effektiv administrasjon.
Hvor lenge har du jobbet med arkiv, og IKA Kongsberg spesielt?
Siden 2004, først i Tønsberg Kommune, så noen år i NAV Vestfold og Telemark, og Færder Kommune siden 2019. IKA Kongsberg har jeg jobbet tett med siden jeg startet i Færder Kommune.
Er det noen av IKA Kongsbergs tjenester som har vært spesielt viktige for dere, og kan du si noe om hvorfor?
Det var i 2021 da vi måtte ta en vurdering på hvorvidt vi skulle utlyse stilling som ordningsmedarbeider, etter en person gikk av med pensjon. Valget ble å ikke gjøre det, og at vi da heller bestiller oppdrag for ordning av arkiv direkte fra IKA Kongsberg. Dette har vært svært nyttig, da IKA er spesialister og kan reglene for ordning i mye større grad enn den kunnskapen som ligger ute i kommunene.
Vi har også samarbeidet svært tett i forhold til levering av Siard-uttrekk av fagsystemer, samt påkopling på IKA Innsyn, der vi nå har både Extens (Nøtterøy) og Profil fra gamle Tjøme Kommune. Familia vil også i løpet av høsten bli koplet på dette. Vi håper også å få på flere systemer etter hvert.
I Færder har vi også mange innsynsforespørsler, og IKA er stort sett raske og effektive til å hjelpe oss med å finne dokumentasjon vi trenger.
Hvordan har samarbeidet med IKA Kongsberg påvirket deres eget arkivarbeid?
Det gjør at hverdagen flyter bedre, og vi får kontroll over papirarkiver som har ligget ute i virksomheter i kommunen. Det blir tilgjengeliggjort på en bedre måte, og vi kan be om det vi trenger når som helst. Ikke minst sikrer vi materialet for ettertiden. Tidligere følte vi også at vi ikke hadde kontroll på de elektroniske systemene med tanke på uttrekk. Det har vi nå også fått, noe jeg ser på som meget viktig. Ikke kun for å ta vare på materiale, men det er også en sikkerhetsrisiko å ha liggende gamle fagsystemer på utdaterte servere.
Har du noen spesielle opplevelser du vil trekke frem fra samarbeidet med IKA Kongsberg?
Jeg synes det er fint at IKA prioriterer å ta i mot elektroniske uttrekk og etableringen av IKA Innsyn. Jeg vil takke for et meget godt samarbeid med Hans Petter og hans gjeng på IKA.
Hva er dine forventninger og ønsker for samarbeidet videre med IKA Kongsberg?
At vi fortsetter det gode samarbeidet, og at dere ikke priser opp tilleggstjenester. Vi betaler allerede en svært høy pris per år som eiere og det meste bør være innenfor denne prisen.
Hva tenker du om utviklingen til arkiv i årene som kommer?
Allerede ser vi en dreining i arkiv fra å være typisk «arkivar» til å bli mer en controller/revisor, for å holde orden i data. Fokuset er ikke selve arkivregistreringen, men kontrollen av denne som gjør at vi lett kan finne dokumentasjonen vi trenger. Samtidig er åpenhet i forvaltningen svært viktig, da må vi sørge for at dataene som skal være skjermet, blir skjermet før det går på innsyn.
Hva tror du vil prege utviklingen i arkivfaget i årene som kommer?
Større grad av automatiserte prosesser, hvor vi er avhengig av personer med god oversikt og kan kontrollere og overvåke de digitale prosessene, samt dedikerte medarbeidere som i mye større grad må jobbe med kvalitetssikring av data. Vi er også helt avhengig av tett og god dialog med arkivleverandør, for å få til gode løsninger. Det samme med IKA Kongsberg. Jeg er også veldig spent på hvor mye AI kan hjelpe oss i kvalitetssikringen. Jeg tror på en mer spesialisert arkivtjeneste, som håndterer all dokumentasjon inn til kommunen. Et digitalt arkiv krever digitale medarbeidere, også ute i virksomhetene. Vi bør på litt lengre sikt avskaffe internpost (med den risiko som det medfølger), det hører ikke hjemme i en heldigital kommune.
