Ingrid Frostholm Larsen er fagleder for dokumentasjonsforvaltning i sekretariatet i Gol kommune. Hun er opptatt av at arkivene i kommunen skal bidra til god service, og være tillitsbyggende for innbyggerne.
Arkivlederne har en viktig funksjon i kommunene. De har ansvaret for å sikre at alle dokumenter og informasjon som er produsert og mottatt av kommunen blir tatt vare på og organisert på en trygg og effektiv måte. De har også ansvaret for samarbeidet med eksterne arkivinstitusjoner som IKA Kongsberg. I det daglige arbeidet for våre eierkommuner er det arkivlederne vi jobber tettest med.
Vi presenterer flere av disse arkivlederne gjennom ni faste spørsmål. Denne gangen er det Ingrid Frostholm Larsen som er fagleder for dokumentasjonsforvaltning i sekretariatet i Gol kommune. I 2022 bodde det 4667 innbyggere i kommunen.
Hva er din bakgrunn for å jobbe med arkiv i din kommune?
Jeg har ingen direkte bakgrunn for arkiv i kommune, men interessert i nye fagområder og utfordringer. Jeg er utdannet resepsjonist og har jobbet både på booking og resepsjon. Bookingsystemer og arkiv med tidligere bestillinger og tilbud var et av mine daglige arbeidsverktøy.
Hva betyr gode arkiver for kommunen og dens innbyggere?
Gode arkiver sikrer innbyggerens rettigheter og styrker tilliten til at vi som offentlig instans ivaretar, og gir rett service til innbyggerne.
Hvor lenge har du jobbet med arkiv?
Jeg har relativt kort fartstid og bratt lærekurve – jeg begynte i sekretariatet i januar 2022. Hver dag er like spennende og utfordrende.
Er det noen av IKA Kongsbergs tjenester som har vært spesielt viktige for dere, og kan du si noe om hvorfor?
Det er vanskelig å trekke frem noen tjenester siden alle er like viktig på forskjellige tidspunkt. Det vi kanskje benytter mest for øyeblikket er betjening ved innsynsforespørsler og arkivdanning.
Rask bistand ved innsynsforespørsler hjelper oss med å overholde frister og gi nødvendig svar til innbygger. De ansatte ved arkivdanning bidrar til at fokus på dokumentfangst og gode arkiver.
Hvordan har samarbeidet med IKA Kongsberg påvirket deres eget arkivarbeid?
Det bidrar til å styrke vår faglige kompetanse. Dette gir oss bakgrunn for gode rutiner for den daglige driften.
Har du noen spesielle opplevelser du vil trekke frem fra samarbeidet med IKA Kongsberg?
Samarbeidet med arkivplanprosjektet for Hallingdals kommunene er verdt å trekke frem. For meg som er fersk er det en reise med bratt lærekurve og med mulighet for å gå dypt ned i tanken om arkiv og dokumentfangst.
Sekretariatet hadde en fagdag på IKA Kongsberg i april 2023. Omvisning og faglig påfyll i form av åpne diskusjoner var vellykket, og vi ble tatt svært godt imot.
Hva er dine forventninger og ønsker for samarbeidet videre med IKA Kongsberg?
Mine forventninger er at det samarbeidet vi opplever i dag opprettholdes. Det er viktig for den faglige styrken innen arkivtjeneste i en ellers hektisk tid innen digital utvikling.
Hva tenker du om utviklingen til arkiv i årene som kommer?
Den digitale utviklingen vil prege arkivene i årene som kommer, endringer vil foregå raskt og det kan til tider være utfordrende å henge med.
Ivaretakelse av dokumentasjon i tiden fremover vil bli like viktig, om ikke enda viktigere da innbyggere også blir mer opplyst om sine rettigheter til sine offentlige dokumenter.
Hva tror du vil prege utviklingen i arkivfaget i årene som kommer?
Jeg tror at utvikling av digitale verktøy og samspill mellom det å ivareta dokumenter, og fokus på utnyttelse og effektivisering av digitale verktøy vil prege arkivfaget i årene som kommer.
