I vår rekke av intervjuer av arkivledere i våre eierkommuner har turen nå kommet til Holmestrand kommune. Her jobber Oda Alise Rykken som leder for Dokumentsenteret. Hun startet i jobben i en spennende periode, og er opptatt av samarbeid for å bygge gode og solide arkivtjenester.
Arkivlederne har en viktig funksjon i kommunene. De har ansvaret for å sikre at alle dokumenter og informasjon som er produsert og mottatt av kommunen blir tatt vare på og organisert på en trygg og effektiv måte. De har også ansvaret for samarbeidet med eksterne arkivinstitusjoner som IKA Kongsberg. I det daglige arbeidet for våre eierkommuner er det arkivlederne vi jobber tettest med.
Vi presenterer flere av disse arkivlederne gjennom ni faste spørsmål. Denne gangen er det Oda Alise Rykken, som er leder for Dokumentsenteret i Holmestrand kommune. I 2022 bodde det 25 681 innbyggere i kommunen.
Hva er din bakgrunn for å jobbe med arkiv i din kommune?
Jeg har en bakgrunn som fagansvarlig på Dokumentsenteret i Oslo kommune, Renovasjons- og gjenvinningsetaten. Etter en 10 års periode ønsket jeg meg tilbake til hjembyen Horten. Så dukket det opp en ledig stilling som avdelingsleder på Dokumentsenteret i Holmestrand kommune, som viste seg å bli min. Jeg startet i en nyetablert kommune midt i pandemien. Det var en rekke spennende oppgaver knyttet til etablering, digitalisering og kulturbygging. Vi erfarte et økende behov for vår kompetanse inn i digitaliseringsprosjekter. Drømmer om kommunens fremtid skulle realiseres, men først og fremst måtte fortiden til de tre nedlagte kommunene sikres. Vår historiske arv – for hukommelsen er uerstattelig. Utrolig nok er det i dag snart bare tomme reoler i kommunens arkivlokaler. Og det takket være stor innsats fra IKA Kongsberg og folka på Dokumentsenteret.
Hva betyr gode arkiver for kommunen og dets innbyggere?
Gode arkiver er viktige for kommunen og innbyggerne på flere måter. De sikrer bevaring av historie, gir innbyggere rett til innsyn, bygger tillit, muliggjør effektiv saksbehandling og oppfyller juridiske krav. Samlet sett bidrar gode arkiv til en velfungerende kommune og gir innbyggerne mulighet til å delta aktivt i samfunnet.
Hvor lenge har du jobbet med arkiv, og IKA Kongsberg spesielt?
12 år, derav 2 års erfaring med IKA Kongsberg-samarbeidet.
Er det noen av IKA Kongsbergs tjenester som har vært spesielt viktige for dere, og kan du si noe om hvorfor?
Først og fremst skal det nevnes at IKA Kongsberg har utvist en profesjonalitet og faglig tyngde som har vært med på å bygge både tillit og videre grobunn for samarbeid. Det har vært en god opplevelse fra dag en, og jeg erfarer både rask respons og god service. Vi har dratt stor nytte av kompetansen til IKA både gjennom arbeidsgrupper, rådgivning, veiledere og bistand. Gjennom min fartstid har bistand i deponeringsarbeidet vært særskilt verdifullt. Digitalisering av store deler byggesak- og landbruksarkiv, er også bidrag både ansatte og innbyggere hatt glede av.
Hvordan har samarbeidet med IKA Kongsberg påvirket deres egne arkivarbeid?
IKA Kongsberg har vært en uvurderlig bidragsyter når det gjelder å øke kompetansen vår, og dette har hatt en direkte og positiv effekt på arbeidet i praksis. Den økte kvaliteten og bevisstheten har gjort det enklere for oss å etterleve gjeldende lover og forskrifter. Samarbeidet med IKA Kongsberg har også åpnet dørene for nettverksbygging og erfaringsdeling mellom kommunene. Gjennom seminarer og andre treffpunkt har vi hatt muligheten til å utveksle erfaringer, utfordringer og beste praksis, noe som har bidratt til å heve kvaliteten på vårt arbeid.
Har du noen spesielle opplevelser du vil trekke frem fra samarbeidet med IKA Kongsberg?
Jeg glemmer aldri den store jobben med pakking og flytting av det administrative arkivet til gamle Holmestrand. Tross tre lange dager med fysisk hardt arbeid var det likevel ikke mangel på innsats og lagånd. Jeg tror så å si alle ga det lille ekstra her. Det må være lov å si at samarbeidet nådde et nytt nivå her.
Hva er dine forventninger og ønsker for samarbeidet videre med IKA Kongsberg?
For det kommende året håper vi på fortsatt godt samarbeid både på deponering, digitalisering og arkivuttrekk. Vi kan også vente oss økt behov for bistand i innsynssaker og arkivplan. Utover dette kunne det vært fint med flere muligheter for nettverksbygging og erfaringsutveksling med de andre eierkommunene. Å lære av hverandre og dele beste praksis er en verdifull ressurs.
Hva tenker du om utviklingen til arkiv i årene som kommer?
I dag er stort sett arkivene full-elektronisk. Det vil med tiden bli tomt i kommunenes arkivlokaler. Papirarkiv har de siste årene blitt erstattet med servere. Nå erstattes servere med skyløsning. Manuelle operasjoner har de siste årene blitt erstattet av RBA-teknologi. Nå erstattes RBA-teknologi med kunstig intelligens. Denne utviklingen har et skremmende tempo, og vil gi ringvirkninger på mange plan. I takt med dette må vi fortsatt sikre en forsvarlig arkiv- og dokumentforvaltning. Det er helt avgjørende at vi henger med og tar ansvar.
Hva tror du vil prege utviklingen i arkivfaget i årene som kommer?
Vi vil møte på nye juridiske bestemmelser, standarder og formkrav. Det vil bli økende behov for kompetanse på systemkunnskap, personvern og informasjonssikkerhet. Med det økende trusselbilde er det viktig at vi beskytter både personvernet og vårt demokratiske prinsipp om åpenhet. Vi kan ikke vente på at politikerne skal ta grep – det er opp til oss å handle og sikre at vi beholder kontrollen over spredningen av informasjon. Et brudd på dette er et brudd for mye.
Med dette har jeg også tro på at IKA Kongsberg fortsetter å utvikle sitt opplærings- og veiledningstilbud som vi kan dra nytte av i takt med den digitale utviklingen.
